Verklaring bescherming persoonsgegevens Nederlandse Vereniging voor Akita Inu’s

 

De Nederlandse Vereniging voor Akita Inu’s (NVAI) is een rasvereniging voor Japanse hondenrassen, aangesloten bij de Raad van Beheer op Kynologisch gebied en ingeschreven in het handelsregister onder nr. 40219815 bij de Kamer van Koophandel als vereniging met rechtsbevoegdheid.

De NVAI beschermt de persoonsgegevens die zij beheert volgens de Algemene Verordening Gegevens­bescherming (AVG). In deze verklaring wordt omschreven welke persoonsgegevens de NVAI beheert en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt.

 

   1.    De NVAI verkrijgt persoonsgegevens op de volgende gronden:

                1.1.   op grond van noodzakelijkheid indien u:

1.1.1.    Lid bent of wordt van de NVAI.

1.1.2.    Als bestuurslid of vrijwilliger actief bent.

1.1.3.    U deelneemt aan een evenement of georganiseerde activiteit van de NVAI.

1.1.4.    Een al dan niet commerciële relatie aangaat met de NVAI.

1.1.5.    Middels contactformulier en/of e-mail contact met de NVAI opneemt.

                1.2.   op grond van toestemming indien u:

1.2.1.    Aangeeft op de hoogte te willen blijven van informatie van de NVAI.

   2.    De NVAI beheert de volgende persoonsgegevens:

                2.1.   Naam

                2.2.   Adres

                2.3.   E-mailadres(sen)

                2.4.   Geboortedatum

                2.5.   Aanmelddatum lidmaatschap

                2.6.   Aanspreektitel (inclusief mogelijkheid n.v.t.)

                2.7.   Bankgegevens

   3.    De NVAI gebruikt deze persoonsgegevens om:

                3.1.   De ledenadministratie te voeren.

                3.2.   Contact met u op te nemen en te onderhouden.

                3.3.   Debiteuren te kunnen beheren.

                3.4.   Het clubblad, nieuwsbrieven (digitaal en/of per post),  oproepingen voor ledenvergaderingen en fokkersoverleggen en uitnodigingen voor overige activiteiten te verzenden.

                3.5.   Contributie en overige gelden te innen.

                3.6.   Aan te melden bij, of correspondentie te voeren met de Raad van Beheer op Kynologisch Gebied in Nederland.

                3.7.   Vermelding op de fokkerslijst, advertenties in het clubblad en/of de website te plaatsen.

                3.8.   Vermelding van dek- en geboorte meldingen en nestgegevens op de website te plaatsen.

                3.9.   Vermelding van namen en contactgegevens in haar media te gebruiken voor zover deze rele­vant zijn in het kader van de uitvoering van de taken van het bestuur en/of vrijwilligers.

   4.    Beveiliging van uw (persoons)gegevens

                4.1.   De NVAI bewaart persoonsgegevens op het adres van de ledenadministratie van de verenig­ing op een digitale gegevensdrager en een back-up op een tweede digitale gegevensdrager,  beide in eigen­dom van de NVAI. Deze gegevensdragers worden uitsluitend gebruikt voor verenigings­doelein­den.

                4.2.   Uitsluitend de ledenadministratie heeft permanent toegang tot alle persoonsgegevens, ande­re bestuurs­leden en/of door het bestuur aangewezen personen kunnen tijdelijk over, de voor hun ta(a)k(en) noodzakelijke gegevens beschikken. Deze verstrekte gegevens wor­den direct na ver­werking vernietigd.

                4.3.   Het bestuur van de NVAI stelt een functionaris gegevensbescherming (FG) aan, die tevens het register van verwerkingsactiviteiten bijhoudt. Deze persoon is niet de verantwoordelijke voor de ledenadministratie.

                4.4.   De NVAI zal persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze verklaring genoemde doel­einden en ze niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het te voeren verenigingsbeleid.

4.4.1.    Betreffende het lidmaatschap tot uiterlijk 2 (twee) volle kalenderjaren na beëindiging van het lidmaatschap.

4.4.2.    Betreffende evenementen of andere georganiseerde activiteiten tot het einde van het lopende jaar.

                4.5.   De NVAI zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen.

   5.    Derden

                5.1.   De NVAI zal persoonsgegevens niet aan derden verstrekken anders dan gemeld onder punt 4.2 en punt 6.1, tenzij u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven of de NVAI daar­toe ver­plicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.

                5.2.   Mailingen zullen geanonimiseerd worden verzonden.

   6.    Externe gegevensverwerkers

                6.1.   Om de bescherming van de door de NVAI beheerde persoonsgegevens te waarborgen wordt met elke externe par­tij die gegevens verwerkt die onder de verantwoordelijkheid van de NVAI vallen een  verwer­kings­overeenkomst (Data Processing Agreement) gesloten.

6.1.1.    Bonden en organisaties waarbij de NVAI is aangesloten zoals de Raad van Beheer op Kynologisch Gebied in Nederland.

6.1.2.    Drukkers en/of verspreiders van het clubblad.

6.1.3.    Hosting voor de website(s).

6.1.4.    Deze derden gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de bij hen behorende activiteiten.

   7.    Bewustwording

                7.1.   Het bestuur van de NVAI doet er alles aan om persoonsgegevens te beschermen. Hiertoe heeft het bestuur zich op de hoogte gesteld en zal zich op de hoogte blijven stellen van de AVG. Het bestuur informeert de leden, commissieleden en alle in punt 4.2 genoemde perso­nen over het beleid bescherming persoonsgegevens.

                7.2.   Voor het publiceren van foto’s en video’s waarop mensen herkenbaar in beeld worden ge­bracht zal toestemming aan de betrokken personen worden gevraagd.

   8.    Meldplicht datalekken

                8.1.   Onder de AVG is er de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat de NVAI direct melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als er sprake is van een data­lek dat leidt tot een aanmerkelijke kans op nadelige gevolgen voor de bescherming van per­soons­­­gege­vens. Dit zou aan de orde kunnen zijn wanneer het ledenbestand of een deel daarvan in onbe­voeg­de handen is gekomen.
Als er nadelige gevolgen voor de leden zijn te verwachten door het in verkeerde handen ra­ken van persoonsgegevens is de NVAI verplicht het datalek ook te melden aan de betrok­ke­nen. Als de gegevens voldoende beschermd zijn (b.v. versleuteld) zodat niet te achterhalen is om wiens gegevens het gaat dan hoeft dit niet aan de betrokkene te worden gemeld.

                8.2.   Er is sprake van een datalek als bij een beveiligingsincident persoonsgegevens verloren zijn ge­gaan, als er een aanzienlijke kans is dat ze verloren gaan of als onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens niet redelijkerwijs uitgesloten kan worden. Bij een beveiligings­in­cident valt te denken aan: het kwijtraken van een USB-stick; diefstal van een laptop of tele­foon; onbevoegde toegang tot computer of kast; een hacker in de computer van de leden­ad­mini­strateur; het door­geven van de ledenlijst aan iemand die het niet had moeten ontvan­gen; het kwijtraken van wachtwoorden die toegang geven tot de leden­ad­mi­ni­stratie.

                8.3.   In geval van een datalek moet degene die dit constateert het zo snel als mogelijk melden bij de functionaris gegevensbescherming (FG), deze zal beoordelen of er mogelijk een melding moet worden gemaakt en zal hierover met de voorzitter en liefst met het hele bestuur over­leggen. De melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet binnen 72 uur gedaan worden.

   9.    U kunt contact opnemen met het secretariaat, nvai.secretariaat@akitaclub.nl voor:

                9.1.   Vragen over het beleid bescherming persoonsgegevens.

                9.2.   Inzage, wijziging of verwijdering van de gegevens die de NVAI met betrekking tot u beheert.

                9.3.   Bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door de NVAI.

10.   Wijzigingen in het Beleid bescherming persoonsgegevens

             10.1.    Deze verklaring is dynamisch en zal door de tijd heen aangepast en gecontroleerd worden. Wij adviseren u dan ook deze verklaring regelmatig te raadplegen.


Deze verklaring is opgesteld door het bestuur en goedgekeurd in de bestuursvergadering d.d. 18 mei 2018 te Eemnes.

 

 

 

- AVG NVAI V1 18-05-2018 -